Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Anwendung ist:
Couven Gymnasium
Lütticherstr. 111 A
52074 Aachen
Deutschland
Telefon: +49 241-705200
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Personenbezogene Daten werden in dieser Anwendung nur im technisch notwendigen bzw. für die Studien- und Berufsorientierung erforderlichen Umfang erhoben. Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Schulgesetz und dem Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen.
3. Hosting
Diese Anwendung wird bei einem deutschen Anbieter (Hetzner Online GmbH) gehostet. Alle Server befinden sich in Deutschland. Die Verbindung erfolgt über eine SSL-/TLS-verschlüsselte Verbindung (HTTPS).
4. Erhebung und Speicherung beim Aufruf der Anwendung
Beim Aufruf dieser Anwendung werden durch den Browser automatisch Informationen an den Server übermittelt, u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite sowie Browsertyp und -version.
Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung eines störungsfreien Verbindungsaufbaus sowie zur Systemsicherheit (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
5. Terminbuchung, Kontaktformular, Veranstaltungsanmeldung und Evaluation
Über das Buchungsformular für Beratungstermine, das Formular der ZukunftsDatenbank und die Anmeldeformulare zu Veranstaltungen werden die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, Klasse bzw. ID, E-Mail-Adresse, Anliegen) verarbeitet, um den Beratungstermin, die Kontaktaufnahme bzw. die Veranstaltungsanmeldung zu organisieren.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit dem Schulgesetz Nordrhein-Westfalen (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse).
Die Daten werden ausschließlich von den zuständigen Koordinator:innen der Studien- und Berufsorientierung sowie ggf. der Berufsberatung eingesehen. Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt, außer dies ist zur Terminorganisation erforderlich (z. B. Versand einer Bestätigungs-E-Mail mit Kalendereintrag).
Zum Schutz vor Missbrauch (z. B. automatisierten Massenanfragen) wird die Anzahl der Anfragen je IP-Adresse technisch begrenzt (Rate-Limiting).
Evaluation: Nach Veranstaltungen, Workshops und Maßnahmen wie Praktika bitten wir um eine freiwillige Rückmeldung, um die Qualität der Angebote zu sichern und zu verbessern. Schüler:innen antworten anonym: Gespeichert werden nur die Antworten, die selbst gewählte Jahrgangsstufe und das Datum – ohne Namen, Uhrzeit, IP-Adresse oder Verknüpfung zur Anmeldung. Alle Rückmeldungen von Schüler:innen werden ausschließlich anonymisiert gespeichert und ausgewertet; ein Rückschluss auf die ausfüllende Person über die gespeicherten Daten ist nicht vorgesehen. Bei Maßnahmen geht der Link an alle Schüler:innen der Maßnahme; wer nicht teilgenommen hat, kann das anonym angeben. Ergebnisse werden zusammengefasst und nur von der Studien- und Berufsorientierung ausgewertet; Ergebnisse von weniger als fünf Antworten werden nicht an Dritte weitergegeben.
Aussteller:innen und Anbieter:innen erhalten einen persönlichen Link per E-Mail; ihre Rückmeldung ist der jeweiligen Veranstaltung bzw. dem Workshop zugeordnet. Anbieter:innen eines Workshops erhalten auf Wunsch der Schule eine zusammengefasste Rückmeldung der Schüler:innen; Freitexte werden dabei nur nach Prüfung durch die Koordination weitergegeben.
5a. Informationsseite „Angebote und Veranstaltungen“
Die öffentliche Seite „Angebote und Veranstaltungen“ zeigt Neuigkeiten, Termine und Workshops der Studien- und Berufsorientierung. Es werden keine Eingaben von Besucher:innen verarbeitet. Die Termine stammen aus Kalendern, die die Schule hinterlegt hat; der Abruf erfolgt durch unseren Server, dabei werden keine Daten von Besucher:innen übermittelt. Die Seite kann in Schulwebsite, WebUntis oder Microsoft Teams eingebettet werden; deren Anbieter verarbeiten Daten nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen. Externe Links öffnen in einem neuen Tab.
6. Speicherdauer
Buchungen von Beratungsterminen, Veranstaltungs- und Workshop-Anmeldungen sowie Anmeldungen von Aussteller:innen werden 6 Monate nach dem Termin automatisch gelöscht. Werden sie in die digitale Schülerakte übernommen, bleiben sie dort für die Dauer der Schullaufzeit, längstens 5 Jahre nach dem Termin. Kontaktdaten der ZukunftsDatenbank werden bis zur Löschung oder zum Widerruf gespeichert. Daten der digitalen Schülerakte werden nach einer Löschmarkierung spätestens 6 Monate danach endgültig entfernt.
Einladungsdaten der Evaluation (E-Mail-Adresse und Link) werden mit Abschluss der Befragung nach 14 Tagen gelöscht. Freitextantworten werden nach drei Schuljahren gelöscht; die zusammengefassten, anonymen Bewertungen bleiben für die Qualitätsentwicklung erhalten.
7. Cookies
Diese Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, insbesondere zur Anmeldung im internen, passwortgeschützten Bereich. Diese Cookies dienen der Funktionalität der Anwendung und bedürfen keiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zusätzlich kann ein Cookie die gewählte Darstellung (hell/dunkel) speichern. Tracking- oder Analyse-Cookies kommen nicht zum Einsatz. Nach dem Absenden einer Rückmeldung wird ein technisch notwendiger Merker gespeichert, damit dieselbe Umfrage nicht versehentlich doppelt abgeschickt wird; er enthält keine personenbezogenen Daten. Während Sie einen Rückmeldebogen ausfüllen, wird der Zwischenstand nur im Sitzungsspeicher des aktuellen Browser-Tabs gehalten, damit beim Wechsel in eine andere App nichts verloren geht; er wird beim Absenden bzw. beim Schließen des Tabs gelöscht.
8. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
Bitte wenden Sie sich dazu an: mailto:datenschutz@couven-gymnasium.de
9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig, Stand: September 2026.
Durch die Weiterentwicklung dieser Anwendung kann eine Anpassung erforderlich werden.